Mengenal HR Software, Komponen dan Manfaatnya

Banyak perusahaan kini sudah memahami pentingnya solusi yang ditawarkan HR software ini untuk mengelola data dan kegiatan operasional karyawan. Namun, secara teknis solusi apa saja yang ditawarkan oleh software ini untuk perusahaan?

Berikut adalah komponen-komponen penting dalam HR software yang dapat membantu departemen SDM Anda.

1. Attendance Management

Data kehadiran karyawan sehari-hari dalam perusahaan merupakan hal yang penting karena mempengaruhi jumlah gaji yang diterima oleh karyawan yang bersangkutan. Fitur ini mengelola data berikut :

  • Data waktu datang/pulang
  • Absensi karyawan
  • Data lembur
  • Integrasi dengan mesin absen fingerprint
  • Jadwal shift karyawan
  • Jadwal cuti
  • Pengajuan cuti dan ijin karyawan

2. Employee Self Service

ESS (Employee Self Service) adalah fitur HR software dimana karyawan ybs. dapat mengurus administrasi HR tanpa bantuan pihak HR secara langsung.

Seperti dalam aplikasi Talenta, pegawai yang bersangkutan dapat mencetak slip gaji, membuat dan mengajukan persetujuan izin, melihat sisa cuti, mengajukan klaim pengobatan dll melalui dashboard pribadinya.

Manfaat utama ESS adalah mengurangi beban kerja HR department, meningkatkan kontrol human resources data management, dan efisiensi biaya penggunaan kertas.

3. Talent Management

Talent Management System adalah sistem yang memudahkan tim HR untuk memilih kandidat, mengelola karyawan dengan performa tinggi, dan meningkatkan human capital.

Fitur ini menyediakan informasi produktivitas karyawan. Kinerja karyawan yang bersangkutan dapat tampil pada dashboard software, sehingga departemen HR dapat lebih mudah memilih karyawan yang cocok untuk dipromosikan atau diberi tanggung jawab lebih.

Silahkan mencoba talent management Talenta untuk lebih memahami bagaimana fitur ini dapat membantu departemen SDM Anda.

4. Payroll Management

Pengelolaan tenaga kerja tentu sama sekali tidak dapat lepas dari proses penggajian dan penerimaan benefit karyawan. Hal ini bukanlah hal yang mudah karena satu orang karyawan saja dapat menerima berbagai tunjangan, mendapat bonus, THR dan memiliki hak untuk claim kesehatan tidak hanya melalui BPJS tapi juga reimburse pengobatan langsung ke perusahaan.

Dengan tujuan mempermudah tim Payroll dalam menangani hal ini, HR software menyediakan fitur payroll. Selain perhitungan gaji bulanan, fitur tersebut juga menghitung pajak karyawan, dan potongan lain (seperti potongan gaji karena jatah cuti habis).

HR software yang baik seharusnya merekam data di setiap proses bisnis HR.  Komponen dalam HR software tidak hanya yang telah disebutkan di atas, ada lebih banyak lagi yang dapat menunjang operasional perusahaan.  Setiap fitur tambahan tentu merupakan tambahan biaya. Oleh karena itu, penting bagi Anda untuk menganalisa kebutuhan perusahaan Anda.

Cara Memilih HR software Terbaik untuk Perusahaan

HR software tak hanya bisa membantu perusahaan Anda untuk berjalan dengan lebih cepat dan tepat, tetapi juga membantu pegawai untuk mendapatkan hak-haknya dengan lebih mudah.

Pasalnya, HR software saat ini sudah memiliki fitur-fitur yang dibutuhkan HRD, mulai dari penghitungan payroll, pajak Pph 21, uang lembur, transportasi, dan sebagainya.

Karena itu, Anda tak bisa asal memilih HR software. Ikuti cara-cara di bawah ini untuk bisa memilih HR software yang baik.

1. Sesuaikan dengan kebutuhan perusahaan

Di dalam sebuah HR software terdapat beragam fitur yang akan memudahkan pekerjaan tim HR, namun demikian ada baiknya jika pilihan software tersebut kembali disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan.

Mulailah dengan membuat urutan dari kebutuhan yang paling krusial. Pilihlah fitur-fitur utama pada HR software yang bisa memberikan efisiensi waktu bekerja pada bagian HRD.

2. Perhatikan akurasi sistem

Berbeda dari cara kerja manusia, HR software dibangun berdasarkan sebuah sistem pada komputer. Tentu saja, sistem bisa saja mengalami kesalahan jika Anda tidak berhati-hati saat memasukkan data.

Untuk itu, di awal penggunaan fitur-fitur coba cocokkan kembali antara penghitungan HR software dan manual.

Anda dapat memanfaatkan masa trial untuk melakukan pencocokan data dan penghitungan demi memastikan keakuratan penghitungan pada sistem.

3. Pertimbangkan fleksibilitas

Tentu saja, masing-masing membutuhkan fitur HR yang berbeda-beda mengingat jumlah karyawan serta sistem kerja yang berbeda pula.

Ada baiknya jika Anda mempertimbangkan hal-hal terkait fleksibilitas HR software itu sendiri sebelum memutuskan untuk menggunakannya.

Pilih HR software yang memiliki fitur lengkap dan dapat memenuhi kebutuhan kustomisasi perusahaan dari berbagai sektor industri.

4. Keamanan data

Seiring dengan perkembangan teknologi internet saat ini, cybercrime pun terus meningkat. Segala data-data yang di-upload pada sebuah software berbasis internet tentu memiliki peluang untuk dicuri atau disalahgunakan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Dengan begitu, pilih HR software yang menjamin keamanan data-data internal perusahaan Anda dengan baik serta selalu memberikan update sistem untuk mencegah peretasan.

5. Kemudahan bahasa operasional

Beberapa HR software mungkin dibangun dengan menggunakan bahasa yang sulit dimengerti oleh tim HR di sebuah perusahaan.

Terlebih jika orang-orang di dalam bagian HRD tersebut masih awam dengan teknologi HRD yang satu ini. Alih-alih memudahkan pekerjaan mereka, bahasa operasional dalam sistem yang sulit dimengerti justru akan memakan banyak waktu untuk dipelajari seluruh anggota tim HR.

6. Mulai dari fitur yang paling sederhana

Apabila Anda masih ragu mengenai fitur apa saja yang diperlukan oleh perusahaan karena semuanya terlihat begitu penting, maka sebaiknya memulai dulu dari fitur yang paling sederhana.

Cobalah untuk memakainya selama beberapa bulan, jika kemudian diperlukan fitur-fitur lain, maka tambahlah secara bertahap.

7. Tak harus membayar mahal

HR software diluncurkan berbagai pihak developer dengan harga yang beragam. Sebaiknya Anda lakukan perbandingan harga dan kualitas layanan terlebih dulu. HR software dengan harga mahal tidak menjamin kemudahan penggunaan dan akurasi fitur-fiturnya.

Dengan HR software Talenta Anda tak perlu membayar biaya instalasi, biaya kontrak minimum, dan biaya berulang.

HR software kami memiliki tampilan sederhana, sehingga mudah dipahami. Rasakan berbagai kemudahan dalam mengelola administrasi SDM seperti absensi dan cuti karyawan, payroll, BPJS dan PPh 21.

Gunakan HR software Talenta untuk proses analisis dan pengambilan keputusan yang lebih cepat demi meningkatkan produktivitas perusahaan.

Kesimpulan

HR software adalah mekanisme pengelolaan SDM perusahaan menggunakan teknologi informasi, baik dalam bentuk desktop software, web apps dan/atau mobile apps.  HR software merupakan solusi pengelolaan data karyawan yang dapat meningkatkan kinerja perusahaan dengan sumber daya yang lebih sedikit.

Dalam HR software ada beberapa komponen penting, yaitu : absensi online, employee self service (ess), talent management dan management payroll.  Selain komponen penting tsb., HR software menawarkan juga fitur lain yang bermanfaat untuk operasional departemen HR.  Analisa kebutuhan perusahaan Anda untuk mendapatkan HR software terbaik, konsultasi bersama kami atau undang kami untuk demo di perusahaan Anda.